Đối với các hàng hoá hết hạn sử dụng, hư hỏng trong quá trình vận hành, bán hàng. Nhà bán hàng cần lưu ý ghi nhận đầy đủ các thông tin về hàng hoá trên các báo cáo định kỳ của doanh nghiệp.

Sau đó, định kỳ hàng tháng quý khách hàng có thể thực hiện việc gửi yêu cầu thu hồi hoặc tiêu huỷ hàng hoá đến Boxme.

Căn cứ vào số lượng và giá trị hàng hoá cần tiêu huỷ, Boxme sẽ hướng dẫn nhà bán hàng phương án tiêu huỷ hàng hoá đi kèm chi phí tiêu huỷ.

• Đối với các lô hàng lớn, giá trị cao: Nhà bán hàng cần thông báo cho cơ quan thuế về kế hoạch tiêu huỷ hàng hoá trước khi thực hiện. Một số trường hợp, cơ quan thuế sẽ kiểm tra và giám sát quá trình tiêu huỷ này.
• Đối với các lô hàng nhỏ, giá trị thấp: Nhà bán hàng có thể chủ động tiêu huỷ cùng Boxme và cung cấp các chứng từ theo quy định.

Các chứng từ nhà bán hàng cần cung cấp và lưu trữ nội bộ trong suốt quá trình kinh doanh, tương tự các chứng từ phục vụ quyết toán thuế.

a. Biên bản kiểm kê hàng hóa hết hạn sử dụng

Ghi rõ: tên hàng, mã hàng, số lượng, hạn sử dụng, tình trạng hư hỏng.

b. Quyết định tiêu hủy hàng hóa

Do người có thẩm quyền trong công ty ký duyệt.

c. Biên bản tiêu hủy hàng hóa

Có đại diện các bên liên quan (kế toán, thủ kho, giám sát…) ký xác nhận.

d. Biên bản định giá trị tổn thất (nếu có)

Thường áp dụng nếu giá trị lớn, có thể thuê đơn vị giám định độc lập.

e. Hóa đơn, chứng từ liên quan đến lô hàng bị tiêu hủy

Hóa đơn mua vào, phiếu nhập kho…

f. Hợp đồng với đơn vị tiêu hủy (nếu thuê ngoài)

Và chứng từ thanh toán chi phí tiêu hủy.

g. Hình ảnh/Video quá trình tiêu huỷ.