Boxme là một nền tảng cung cấp dịch vụ vận hành đơn hàng và quản lý kho hàng cho các doanh nghiệp thương mại điện tử. Để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và tối ưu hóa quy trình quản lý đơn hàng, Boxme xây dựng các tiêu chuẩn dịch vụ trợ lý vận hành chi tiết, đảm bảo tính hiệu quả và chất lượng dịch vụ cao. Tiêu chuẩn dịch vụ trợ lý vận hành của Boxme bao gồm việc theo dõi và xử lý đơn hàng kịp thời, hỗ trợ kỹ thuật hệ thống, phân tích và báo cáo tồn kho, cùng với tư vấn và tối ưu hóa chi phí vận hành. Các tiêu chuẩn này được xây dựng nhằm đảm bảo quy trình vận hành trơn tru, chính xác, và tối ưu chi phí cho khách hàng. Dưới đây là các tiêu chuẩn chính mà Boxme áp dụng trong dịch vụ trợ lý vận hành:

TIÊU CHUẨN DỊCH VỤ CỦA TRỢ LÝ VẬN HÀNH

1. Theo Dõi và Xử Lý Đơn Hàng/Vận Đơn
   1. Giám Sát Trạng Thái Đơn Hàng: Kiểm tra và theo dõi liên tục các đơn hàng trong hệ thống để phát hiện:
      • Đơn treo trên kênh bán chưa xuống kho.
      • Đơn cảnh báo giao trễ.
      • Đơn cảnh báo hủy.
      • Rủi ro nhận hoàn (lệch trạng thái chưa hoàn về kho, đã nhận tại kho).
   2. Xử Lý Vấn Đề Đơn Hàng:
      • Xử lý các đơn hàng chờ xác nhận hoặc gặp sự cố như giao hàng trễ, lỗi vận chuyển, sai thông tin.
      • Đảm bảo việc tuân thủ SLA đóng gói và bàn giao đơn hàng cho khách hàng/hệ thống cửa hàng đối với đơn B2B.
      • Xử lý đơn các đơn có cảnh báo giao trễ và quá hạn vận chuyển (B2C +B2B)
   3. Phối Hợp Giải Quyết Sự Cố: Liên hệ nhanh chóng với bộ phận vận hành/kho hoặc đơn vị vận chuyển để giải quyết sự cố.
   4. Cập Nhật Khách Hàng: Thông báo kịp thời về tiến độ hoặc kết quả xử lý đơn hàng/vấn đề
   5. Báo Cáo Định Kỳ: Tổng hợp số lượng đơn hàng chờ xử lý, nêu rõ các vấn đề nổi bật trong tuần và đề xuất hướng giải quyết.
2. Hỗ Trợ Kỹ Thuật
   1. Live-Chat Hỗ Trợ: Giải quyết các vấn đề về hệ thống, đảm bảo đồng bộ đơn hàng và tồn kho chính xác giữa kênh bán và Boxme.
   2. Xử Lý Sự Cố Hệ Thống: Hỗ trợ cập nhật và khắc phục khi có sự cố cài đặt như : chương trình khuyến mại hoặc lỗi đơn hàng loạt
3. Báo Cáo và Phân Tích
   1. Phân Tích Biến Động Tồn Kho:
      • Điều chỉnh tồn kho bất thường.
      • Thông báo thông tin và đề xuất hướng xử lý đối với hàng cận ngưỡng xuất kho, cận date (hạ ngưỡng xuất hoặc chuyển sang hàng D3).
      • Đề xuất nhập kho bổ sung cho hàng slow stock.
   2. Báo Cáo Tồn Kho Định Kỳ: Tổng hợp thông tin về hàng tồnkho , hàng lỗi, hư hỏng, hàng chậm luân chuyển, chênh lệch tồn kho.
   3. Phân Tích Xu Hướng Tiêu Thụ: Đánh giá và đề xuất giải pháp tối ưu dựa trên xu hướng tiêu thụ.
   4. Báo Cáo Phân Tích Chi Phí Vận Hành:
      • Phân loại chi phí theo các bộ phận: Nhập kho, Surchage, Fulfillment, Vận chuyển, Lưu kho, Đền bù.
      • Phân tích biến động tăng/giảm so với kỳ trước (NMV,GMV,nhập hàng,xuất kho)
      • Đề xuất phương án tối ưu hóa chi phí.
4. Tư Vấn và Hỗ Trợ Quản Trị
   1. Tối Ưu Chi Phí: Đề xuất các giải pháp giảm thiểu chi phí trong quá trình vận hành và vận chuyển.
   2. Tư Vấn Pháp Lý: Hỗ trợ tuân thủ thuế và các quy định pháp lý liên quan đến vận hành.
5. Hỗ Trợ Khách Hàng
   1. Thời Gian Hỗ Trợ: Từ 09:00 đến 21:00 mỗi ngày, đảm bảo phản hồi nhanh chóng và kịp thời cho khách hàng.
6. Nâng Cao Chất Lượng Dịch Vụ: Liên tục cập nhật tính năng và kiến thức để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.
7. Ứng Dụng Công Nghệ Mới: Áp dụng các công cụ và phần mềm hiện đại để tối ưu hóa quy trình làm việc.