1. Các định nghĩa
   1. Báo cáo tồn kho cuối kỳ
   2. Báo cáo chênh lệch tồn kho
2. Các loại giao dịch biến động tồn kho

a. Nhập mua hàng

b. Xuất bán hàng

• Xuất bán hàng thông thường

• Xuất hàng bất thường: Xuất giao bù, xuất hàng bán thanh lý, tiêu hủy …

c. Nhập hoàn

• Đơn hoàn (RE)

• Đơn giao thất bại (RT)

• Thu hồi hàng lỗi (~ Nhập hoàn đơn B2B)

d. Điều chỉnh tồn kho bất thường: Khi phát hiện chênh lệch do kiểm kê, mất mát hư hỏng trong quá trình vận hành.

• Điều chỉnh âm: Trừ tồn

• Điều chỉnh dương: Cộng lại tồn

e. Luân chuyển nội bộ

f. Điều chuyển mã: nhập, tách, chuyển mã SKU hàng hóa

3. Các nguyên nhân chính gây lên chênh lệch tồn kho

a. Chênh lệch thời điểm ghi nhận giao dịch biến động tồn kho giữa hai hệ thống

Loại giao dịch	WMS (Boxme)	Hệ thống quản trị (ERP, Kế toán)	Lý do chênh lệch
Nhập mua hàng	Theo thời gian kiểm kê hàng thực tế. Có thể 1 phần hoặc toàn bộ lô hàng	Thông thường theo thời điểm của Hóa đơn mua hàng (Toàn bộ lô hàng)	Chênh lệch tạm thời do thời điểm hạch toán hoặc ghi nhận của hệ thống quản trị.
Xuất bán hàng	Trừ tồn theo thời gian đóng gói thành công của đơn hàng bất kể trạng thái đơn hàng.	1. Xuấn bán hàng thông thường: Chỉ xuất hóa đơn (trừ tồn) cho đơn giao thành công. 2. Xuất bán hàng bất thường: Chỉ ghi nhận khi có Báo cáo/ thông tin	1. Xuất bán hàng Thông thường: – Chênh lệch do một số loại đơn không được ghi nhận trên hệ thống quản trị (Huỷ khi xuất kho, đơn giao bù). – Chênh lệch tạm thời do thời điểm ghi nhận trên hệ thống quản trị. 2. Xuất bán hàng bất thường: Có thể lệch thời điểm do không nhận thông tin kịp thời
Nhập hoàn	1. Cộng tồn theo thời gian đặt hàng lên kệ 2. Bao gồm nhập đơn RE (Đơn hoàn sau khi đã xuất hóa đơn) và đơn RT (Hủy khi xuất kho ) và mã SM khi thu hồi hàng từ đơn B2B	1. Đơn RT: Hệ thống có thể ko ghi nhận với loại đơn này. 2. Đơn RE/SM: Kế toán ghi nhận theo thời gian nhận được báo cáo hoàn trả của vận hành.	1. Đơn RT: Chênh lệch do hệ thống quản trị có thể không ghi nhận (Net off với Xuất bán hàng) 2. Đơn RE/SM: Chênh lệch tạm thời do thời điểm ghi nhận hàng hoàn trả của hệ thống quản trị chậm hơn so với WMS
Điều chỉnh tồn kho bất thường	Theo thời điểm hoàn thành việc điều chỉnh.	Chỉ ghi nhận khi có Báo cáo/ Thông tin	Có thể lệch thời điểm do không nhận được thông tin kịp thời.
Luân chuyển nội bộ	Theo thời điểm phát sinh	Chỉ ghi nhận khi có Báo cáo/ Thông tin	Có thể lệch thời điểm do không nhận được thông tin kịp thời.
Điều chuyển mã	Theo thời điểm phát sinh	Chỉ ghi nhận khi có Báo cáo/ Thông tin	Có thể lệch thời điểm do không nhận được thông tin kịp thời.

b. Lỗi vận hành

• Ghi nhận không kịp thời hoặc sót các giao dịch biến động tồn kho ở mục (a)
• Không lập các báo cáo điều chỉnh hàng tháng nội bộ để rà soát đánh giá các giao dịch nào đã được ghi nhận, giao dịch nào chưa (Xử lý chênh lệch tạm thời)

c. Lỗi đồng bộ dữ liệu trên các hệ thống WMS và hệ thống kế toán

Đồng bộ các giao dịch nhập xuất không đảm bảo 100% dẫn tới bỏ sót các giao dịch ở một trong hai hệ thống

❗ Lỗi bỏ sót giao dịch gây ra chênh lệch vĩnh viễn, cần được phát hiện và xử lý kịp thời.

4. Giải pháp quản trị và theo dõi báo cáo chênh lệch tồn kho

Boxme cung cấp công cụ Insights giúp khách hàng đánh giá và phân tích chênh lệch tồn kho cuối kỳ theo từng giao dịch cụ thể.

Quy trình thực hiện:

1. Khách hàng tải Báo cáo tồn kho cuối kỳ và Chi tiết biến động tồn kho theo từng loại giao dịch từ hệ thống Kế toán lên SharePoint, định kỳ cuối mỗi tháng; sau đó được đồng bộ lên data warehouse của Power BI.
2. Boxme tự động đồng bộ Báo cáo tồn kho cuối kỳ và Chi tiết biến độngtồn kho theo từng giao dịch của khách hàng lên Data warehouse.
3. Hệ thống Insights thực hiện so sánh và sinh báo cáo chênh lệch tồn kho theo từng loại giao dịch bao gồm:

• Nhập kho hàng mới
• Xuất bán hàng
• Nhập hoàn
• Điều chỉnh hàng hư hỏng (D)
• Điều chỉnh tồn kho bất thường: Khi phát hiện chênh lệch do kiểm kê.
• Luân chuyển nội bộ

Tại mỗi loại giao dịch, hệ thống Insights sẽ đối soát và hiển thị chênh lệch chi tiết đến từng giao dịch cụ thể (theo mã giao dịch – Referral ID).

  Từ đó, khách hàng có thể phân loại và đánh giá nguyên nhân chênh lệch theo hai nhóm chính:

• 🔄 Chênh lệch tạm thời: Giao dịch đã được ghi nhận trên một hệ thống (WMS hoặc ERP), nhưng chưa xuất hiện trên hệ thống còn lại do chênh lệch thời gian cập nhật hoặc chưa đồng bộ. → Những chênh lệch này sẽ tự động được điều chỉnh trong các kỳ sau, không cần can thiệp thủ công ngay.
• ❗ Chênh lệch vĩnh viễn: Giao dịch không tồn tại trên một trong hai hệ thống và không có khả năng đồng bộ về sau (VD: giao dịch bị mất, sai thao tác, hoặc không được ghi nhận). → Cần xử lý thủ công và xác định nguyên nhân gốc rễ để điều chỉnh số liệu, quy trình làm việc và cập nhật vào báo cáo.

Kết quả phân tích:

• Tồn đầu kỳ: Là phần chênh lệch chuyển tiếp từ kỳ trước.
• Biến động trong kỳ: Hệ thống hiển thị chênh lệch chi tiết theo từng loại giao dịch.
• Tồn cuối kỳ = Tồn đầu kỳ + Biến động trong kỳ

Chênh lệch tồn kho thời điểm giữa hai hệ thống không hẳn là rủi ro (mất mát) của doanh nghiệp, mà phản ánh sự khác biệt số liệu trong quy trình vận hành và phương pháp quản trị. Tuy nhiên, điều quan trọng là doanh nghiệp cần xác định và đánh giá các chênh lệch không thể giải thích được, từ đó có biện pháp kiểm soát và quản trị phù hợp.