1. Mục đích tài liệu

Tài liệu này nhằm đảm bảo khách hàng hiểu rõ quy trình kiểm kê, cách thức thực hiện, quyền và trách nhiệm khi tham gia đồng kiểm kê tại kho Boxme.

Khách hàng cần đọc hiểu & ký xác nhận tài liệu này trước khi kiểm kê nhằm:

• Hạn chế tranh chấp phát sinh.
• Đảm bảo minh bạch, nhất quán trong quá trình kiểm kê, xử lý và chốt số liệu kiểm kê.
• Hiểu rõ các rủi ro chênh lệch tồn kho trong quá trình kiểm kê (Đếm sai, chọn sai HSD…)

2. Phương pháp kiểm kê

Boxme sử dụng hai phương pháp tạo yêu cầu kiểm kê: – Theo sản phẩm: Kiểm sản phẩm theo vị trí lưu trữ. Một sản phẩm có thể có nhiều vị trí lưu trữ. Loại yêu cầu này thường áp dụng cho kiểm xác suất hoặc kiểm lại khi phát hiện chênh lệch bất thường. – Theo vị trí lưu trữ: Kiểm kê toàn bộ sản phẩm của khách hàng đã được cấu hình trên hệ thống lưu trữ. Loại yêu cầu này thường dùng cho việc kiểm kê định kỳ toàn bộ sản phẩm trong kho. Mỗi khách hàng lưu kho đều đã được hệ thống cấu hình vị trí lưu trữ cố định và không thể lưu sản phẩm ở vị trí khác không thuộc khách hàng.

3. Quy trình tiếp nhận.

• Khách hàng gửi yêu cầu kiểm kê qua hệ thống/AM trước tối thiểu 30 ngày.
• Boxme xác nhận lịch kiểm và cung cấp số liệu tồn đầu kỳ.

4. Quy trình kiểm kê.

Bước 1: Dừng tạo đơn xuống WMS và xử lý toàn bộ đơn hàng đang chờ xuất.

• Kho thực hiện việc xác nhận kiểm kho theo mã (IR) và hệ thống sẽ ghi nhận số liệu trước kiểm kê theo từng SKU. Đây được gọi là bảng kê số liệu tồn kho đầu kỳ trước kiểm kê.

Lưu ý rằng: Hệ thống chỉ cho kiểm khi nhân viên đã xác nhận và xử lý toàn bộ chờ xuất và các chênh lệch tồn kho được cảnh báo.

Bước 2: Tạo yêu cầu kiểm kê theo vị trí/sản phẩm. Khách hàng ký biên bản xác nhận đọc hiểu quy trình kiểm kê của Boxme trước khi thực hiện.

• Nhân viên phụ trách kiểm kê trình bày cho khách hàng các vị trí lưu trữ được cấu hình trên hệ thống cho khách hàng.
• Một yêu cầu kiểm kê (IR) bao gồm nhiều lệnh kiểm kê (CY) theo nhóm kệ, khu vực lưu trữ.
• Một lệnh kiểm kê (CY) bao gồm nhiều vị trí và sản phẩm nhằm phân chia theo đội nhóm kiểm kê cùng lúc.

Bước 3: Thực hiện kiểm kê từng vị trí thuộc CY trên hệ thống ứng dụng WMS. Nhân viên kiểm kê sẽ không biết số lượng tồn đang lưu trữ tại từng vị trí, chỉ có thể nhập số lượng tồn thực tế, hạn sử dụng thực tế trên sản phẩm.

Bước 4: Hệ thống so sánh tồn thực tế và tồn vị trí trước kiểm để phát hiện chênh lệch số lượng hoặc hạn sử dụng.

• Hệ thống yêu cầu người thứ 2 kiểm lại các vị trí phát hiện chênh lệch số lượng hoặc hạn sử dụng nhằm xác nhận kết quả với độ chính xác cao hơn tránh các trường hợp đếm sai hoặc nhập sai hạn sử dụng.

Bước 5: Tổng hợp kết quả kiểm kê:

• Hệ thống tự động tạo các điều chỉnh tồn kho bất thường theo từng CY và tổng hợp kết quả kiểm kho theo IR.
• Các điều chỉnh tồn kho bất thường là xác định chênh lệch trên từng CY. Tuy nhiên kết quả chênh lệch cuối cùng được xác nhận theo IR.

Bước 6: Kiểm lại các chênh lệch bất thường lớn, có nghi ngờ do đếm sai hoặc nhập sai số lượng trên phần mềm.

• Căn cứ vào kết quả tổng hợp IR, hai bên có thể tạo yêu cầu kiểm kê lại theo vị trí hoặc sản phẩm bị chênh lệch lớn. Từ đó giải trình chênh lệch thực tế sau kiểm và xác nhận kết quả.

Bước 7: Xác nhận biên bản kết quả kiểm.

  Nhân viên phụ trách thực hiện xác nhận kết thúc quá trình kiểm kê và tiến hành xác nhận số liệu tồn sau kiểm kê.

• Kết quả kiểm kê bao gồm:
  • Danh sách các vị trí được kiểm và số lượng, hạn sử dụng trước và sau kiểm.
  • Báo cáo chênh lệch tồn kho sau kiểm theo từng sản phẩm.
  • Báo cáo điều chỉnh tồn kho bất thường trong quá trình kiểm kê: Điều chỉnh số lượng, hạn sử dụng.
  • Báo cáo tồn kho cuối kỳ sau kiểm kê bao gồm theo SKU, Hạn sử dụng, Batch/Lot.
• Hai bên tiến hành in biên bản kết quả kiểm từ hệ thống và làm biên bản giải trình các chênh lệch bất thường.

5. Quy định trong quá trình kiểm kê

• Khách hàng chỉ theo dõi quá trình kiểm kê theo từng đội nhóm nhằm xác định:
  • Số lượng hàng thực tế đếm tại vị trí.
  • Chất lượng hàng được lưu trữ (Tình trạng bụi bẩn, hư hỏng nếu có).
  • Hạn sử dụng, số lượng sản phẩm được nhân viên kiểm kê nhập vào hệ thống.
• Khách hàng giám sát lại việc kiểm kê lại lần 2 nếu có phát hiện chênh lệch tại lần kiểm 1 nhằm:
  • Xác minh việc nhân viên Boxme thực hiện đếm lại lần 2, cập nhật các thông tin sản phẩm.
• Khách hàng yêu cầu hoặc cùng Boxme kiểm lại các sản phẩm có chênh lệch lớn sau khi có kết quả kiểm của IR. Trường hợp này xảy ra khi có bất thường trong kết quả kiểm kho có thể do làm sai quy trình kiểm lần 2.
• Khách hàng tuân thủ mẫu biên bản kết quả kiểm, ghi nhận và góp ý trên biên bản kiểm hàng về tình trạng lưu trữ của Boxme nhằm cải thiện chất lượng dịch vụ.
• Khách hàng gửi góp ý kết quả kiểm kho và tình trạng lưu trữ hàng hoá, quy trình kiểm kho.

Các khách hàng có lượng SKU lớn không thể hoàn thành trong ngày thì hai bên thống nhất quy trình kiểm kê theo khu vực và xác nhận số lượng chênh lệch sau kiểm kê. Tồn kho cuối kỳ trong trường hợp này chỉ là số liệu tại thời điểm sau kiểm kê, không phản ánh số chênh lệch so với đầu kỳ do đã thực hiện việc xuất kho trong quá trình kiểm kê.