Hệ thống hoá đơn 2025 thay đổi quy trình đối soát thanh toán cho các dịch vụ phát sinh khi sử dụng dịch vụ của Boxme theo 5 nhóm chi phí:
- Chi phí nhập kho (Inbound – ASN)
- Chi phí lưu kho. (Storage)
- Chi phí hoàn tất đơn hàng (Order fulfillment)
- Chi phí vận chuyển. (Shipping)
- Bồi thường hàng hoá. (Compensation)
- Điều chỉnh tồn kho bất thường
Cấu hình thông tin doanh nghiệp nhận hóa đơn
Mẫu hóa đơn Boxme
Các bảng kê sẽ có các trạng thái:
- Chờ xác nhận: Bảng kê đã sinh và chờ xác nhận của khách hàng
- Đã xác nhận: Khách hàng xác nhận số liệu trên bảng kê, đây là cơ sở hệ thống sinh hoá đơn tự động.
- Sai lệch: Bảng kê phát sinh yêu cầu khiếu nại chênh lệch chi phí từ khách hàng.
- Huỷ: Bảng kê bị huỷ và có thể được tạo bảng kê khác thay thế.
Nhà bán hàng có 3 ngày làm việc để xác nhận các bảng kê dịch vụ. Quá thời hạn hệ thống sẽ tự động xác nhận các bảng kê và sinh ra hoá đơn dịch vụ hậu cần.
Trong trường hợp có sai sót chênh lệch:
- Khách hàng có 3 ngày để phối hợp cùng Boxme để chỉnh sửa các chênh lệch, sai sót nếu có, bảng kê mới sẽ được sinh ra thay thế cho bảng kê cũ.
- Khách có 30 ngày tiếp theo để khiếu nại các chi phí không hợp lý và điều chỉnh vào kỳ đối soát tiếp theo. Các chênh lệch sẽ được ghi nhận vào thu hồi hoặc bồi hoàn.
Các chi phí thu hồi bổ sung, hoàn trả phí sẽ được ghi nhận dưới dạng bảng kê để khách hàng có thể theo dõi hàng tháng, phân loại chi tiết loại phí nhưng được ghi nhận vào hoá đơn dưới dạng “Điều chỉnh” tương ứng với từng loại chi phí.
- Bảng kê dịch vụ nhập kho.
Các chi phí liên quan đến lô hàng nhập kho sẽ được ghi nhận tại bảng kê nhập kho bao gồm:
- Phí nhập kho.
- Phí dịch vụ cộng thêm (dán nhãn, quấn vòi…).
- Phí hạ tải (unloading).
- Phí hỗ trợ ngoài giờ…
- Bảng kê dịch vụ lưu kho.
Phí lưu kho căn cứ vào tồn kho lúc 00:00 đầu ngày của các sản phẩm đang lưu kho.
- Phí lưu kho.
- Phí kiểm kê (nếu có)
- Bảng kê dịch vụ hoàn tất đơn hàng
Các chi phí hoàn tất đơn hàng được áp dụng bao gồm:
- Phí đóng gói
- Phí túi hộp
- Phí dịch vụ cộng thêm (Ưu tiên đóng gói, đóng gói đặc biệt…)
- Bảng kê dịch vụ vận chuyển
Phí vận chuyển áp dụng cho đơn hàng bao gồm cả phí hoàn trả do giao thất bại nếu có:
- Phí vận chuyển (Bao gồm cả phí phát sinh do điều chỉnh cân nặng thực tế)
- Phí chuyển hoàn
- Phí thu hộ (CoD)
- Phí dịch vụ cộng thêm (Xếp hàng chờ tài, bảo hiểm, đồng kiểm…)
- Bảng kê bồi thường hàng hoá
Kể từ năm 2025, Boxme tiến hành bồi thường hàng hoá do lỗi trong quá trình vận hành độc lập với các chi phí phát sinh của khách hàng.
Để nhận được tiền bồi thường hàng hoá, khách hàng cần thực hiện các bước sau:
- Tải bảng kê bồi thường hàng hoá và in ký đóng dấu để xác nhận bảng kê chi tiết các giao dịch bồi thường.
- Tải Biên bản thoả thuận bồi thường hàng hoá và ký đóng dấu xác nhận tổng giá trị bồi thường.
- Xuất hoá đơn VAT/Phiếu thu có đóng dấu cho Boxme.
Khi nhận được đầy đủ biên bản trên gửi về cho Boxme, chúng tôi sẽ thực hiện thanh toán/bù trừ phí dịch vụ vào tài khoản của khách hàng sau trong vòng tối đa 07 ngày làm việc.
Khách hàng dễ dàng theo dõi các khoản bồi thường này một cách minh bạch hơn, giảm tải trong quá trình vận hành và xử lý khiếu nại.
- Điều chỉnh tồn kho bất thường
Từ tháng 3/2025 Boxme bổ sung thêm bảng kê điều chỉnh tồn kho bất thường, bảng kê chỉ ra những thao tác điều chỉnh tồn kho bất thường trên hệ thống với các lý do: hàng hóa mất mát, hư hỏng trong kho… Nhà bán hàng cần check và xác nhận bảng kê vào cuối tháng cùng kỳ với kỳ xác nhận hóa đơn. Sau đó, nhà bán gửi ticket cung cấp cở sở đền bù ( theo hợp đồng đã ký giữa 2 bên) của các sản phẩm có điều chỉnh tồn âm để Boxme check và tiến hành bồi hoàn vào tháng sau.
Ngoài ra, hệ thống tài chính 2025 cho phép khách hàng theo dõi các bảng kê thu hộ, bảng kê thu hồi bồi hoàn phí, bảng kê tồn kho cuối kỳ của mỗi tháng giúp khách hàng chủ động theo dõi và lưu trữ dữ liệu trong suốt thời gian sử dụng dịch vụ của Boxme.
