Các mùa lễ hội cuối năm, những ngày siêu sale như 11.11, Black Friday hay Tết Nguyên đán luôn là “thời điểm vàng” mà mọi doanh nghiệp thương mại điện tử mong chờ. Doanh thu có thể tăng gấp 5, thậm chí gấp 10 lần ngày thường. Nhưng đi kèm với cơ hội là một thách thức khổng lồ: làm thế nào để xử lý đơn hàng mùa cao điểm một cách trơn tru?

Nếu không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, viễn cảnh “bão đơn” dễ dàng biến thành “cơn ác mộng” vận hành với hàng loạt vấn đề: cháy hàng, đóng gói sai sản phẩm, quá tải nhân sự, giao hàng trễ hẹn và đỉnh điểm là những đánh giá tiêu cực từ khách hàng. Thực tế, theo một báo cáo gần đây của Nielsen, sức mua sắm trực tuyến tại Việt Nam trong các dịp lễ hội có thể tăng gấp 3-4 lần so với ngày thường.

Để biến thách thức thành cơ hội bứt phá, doanh nghiệp của bạn cần một kế hoạch hành động rõ ràng. Dưới đây là 5 bước chuẩn bị thiết yếu giúp bạn chinh phục mọi mùa sale.

Bước 1: Phân tích dữ liệu và dự báo nhu cầu chính xác

Nền tảng của mọi kế hoạch là dữ liệu. Đừng phỏng đoán một cách cảm tính. Hãy bắt đầu bằng việc phân tích dữ liệu bán hàng từ các mùa cao điểm trước đó:

• Sản phẩm bán chạy (Best-seller): SKU nào có doanh số tăng đột biến?
• Kênh bán hàng hiệu quả: Doanh thu đến chủ yếu từ sàn TMĐT, website hay mạng xã hội?
• Sản lượng đơn hàng: Số đơn hàng trung bình mỗi ngày là bao nhiêu? Ngày nào đạt đỉnh?

Kết hợp những dữ liệu lịch sử này với việc phân tích xu hướng thị trường và kế hoạch marketing sắp tới (bạn dự định chạy quảng cáo cho sản phẩm nào?), bạn sẽ có một bức tranh tương đối chính xác về sản lượng cần chuẩn bị, giúp hạn chế tối đa rủi ro tồn kho quá nhiều hoặc thiếu hụt.

Bước 2: Tối ưu hóa việc sắp xếp và quản lý tồn kho

Khi đã dự báo được nhu cầu, bước tiếp theo là đảm bảo kho hàng của bạn sẵn sàng đáp ứng. Một hệ thống kho được tổ chức tốt là xương sống cho việc xử lý đơn hàng mùa cao điểm hiệu quả.

• Áp dụng phân tích ABC: Phân loại hàng hóa thành 3 nhóm:
  • Nhóm A: Sản phẩm chủ lực, giá trị cao, bán chạy nhất. Cần được đặt ở vị trí dễ lấy nhất trong kho.
  • Nhóm B: Sản phẩm bán ổn định, giá trị trung bình.
  • Nhóm C: Sản phẩm bán chậm, giá trị thấp. Có thể xếp ở các vị trí xa hơn.
• Chiến lược đa kho (Multi-warehouse): Thay vì tập trung toàn bộ hàng hóa ở một kho trung tâm, hãy cân nhắc phân bổ tồn kho đến các kho vệ tinh ở những khu vực có nhu cầu cao (như Hà Nội, TP.HCM). Chiến lược này không chỉ giúp giảm tải cho kho chính mà còn rút ngắn đáng kể thời gian và chi phí giao hàng chặng cuối.

Bước 3: Chuẩn hóa quy trình xử lý đơn tại kho

Tốc độ xử lý đơn hàng mùa cao điểm phụ thuộc rất nhiều vào quy trình tại kho. Mỗi giây tiết kiệm được trong khâu lấy hàng, đóng gói đều vô cùng quý giá.

• Sắp xếp layout kho khoa học: Tối ưu quãng đường di chuyển của nhân viên lấy hàng (picker).
• Chuẩn bị sẵn sàng vật tư: Đảm bảo có đủ hộp carton, túi gói hàng, băng keo, tem vận chuyển… Tránh tình trạng “đang cao điểm thì hết hộp”.
• Thiết lập trạm đóng gói hiệu quả: Bố trí các vật tư theo một trình tự hợp lý để nhân viên thao tác nhanh nhất, giảm thiểu các hành động thừa.
• Đóng gói sẵn các combo: Nếu bạn có các chương trình khuyến mãi bán theo bộ sản phẩm, hãy đóng gói sẵn chúng trước khi chiến dịch bắt đầu.

Bước 4: Lên kịch bản về nhân sự và đối tác vận chuyển

Con người và đối tác là hai mắt xích không thể thiếu trong quy trình xử lý đơn hàng mùa cao điểm.

• Nhân sự: Dựa vào dự báo sản lượng, bạn cần tính toán xem có cần thuê thêm nhân sự thời vụ để phụ trách lấy hàng, đóng gói, dán tem hay không. Hãy lên kế hoạch tuyển dụng và đào tạo họ trước mùa sale ít nhất 1-2 tuần.
• Đối tác vận chuyển: Đừng “bỏ tất cả trứng vào một giỏ”. Rủi ro một đơn vị vận chuyển bị quá tải và ngưng nhận hàng trong mùa cao điểm là rất lớn. Hãy làm việc với ít nhất 2-3 đối tác vận chuyển và phân bổ lượng đơn hàng hợp lý để giảm thiểu sự phụ thuộc và đảm bảo đơn hàng luôn được đi nhanh nhất.

Bước 5: Ứng dụng công nghệ để tự động hóa

Quản lý thủ công bằng Excel và sổ sách sẽ nhanh chóng trở nên hỗn loạn khi phải xử lý đơn hàng mùa cao điểm với số lượng hàng trăm, hàng nghìn đơn mỗi ngày. Đây là lúc công nghệ phát huy vai trò. Đầu tư vào một hệ thống quản lý đơn hàng (OMS) và quản lý kho hàng (WMS) là bước đi chiến lược.

• Tự động đồng bộ tồn kho: Khi một sản phẩm được bán trên Shopee, tồn kho trên website, TikTok Shop và các kênh khác sẽ tự động cập nhật, triệt tiêu nguy cơ bán lố hàng (overselling).
• Tự động phân bổ đơn hàng: Hệ thống tự động chỉ định đơn hàng cho kho gần khách hàng nhất để xử lý.
• Tối ưu hóa quy trình tại kho: Nhân viên kho nhận được phiếu lấy hàng điện tử trên thiết bị di động, chỉ dẫn chính xác vị trí cần lấy, giúp giảm sai sót và tăng tốc độ.

Boxme – Giải pháp toàn diện cho việc xử lý đơn hàng mùa cao điểm

Việc tự mình triển khai cả 5 bước trên đòi hỏi nguồn lực khổng lồ về vốn, công nghệ và con người. Hợp tác với một đối tác 3PL (Third-party logistics) chuyên nghiệp như Boxme là một lựa chọn thông minh để việc xử lý đơn hàng mùa cao điểm trở nên nhẹ nhàng hơn.

• Mạng lưới kho bãi rộng khắp: Boxme sở hữu hệ thống kho fulfillment chuyên nghiệp tại các vị trí chiến lược, giúp bạn lưu trữ và phân bổ hàng hóa linh hoạt.
• Công nghệ hiện đại: Nền tảng OMS/WMS của Boxme tích hợp với mọi kênh bán hàng, giúp bạn quản lý tập trung, tự động hóa quy trình và có được dữ liệu real-time.
• Nhân sự giàu kinh nghiệm: Đội ngũ nhân viên kho của Boxme được đào tạo bài bản, đảm bảo năng suất xử lý đơn hàng mùa cao điểm luôn ở mức cao nhất.
• Đối tác vận chuyển đa dạng: Chúng tôi tích hợp với tất cả các nhà vận chuyển lớn, hệ thống sẽ tự động lựa chọn đơn vị tối ưu nhất cho từng đơn hàng.

Thay vì phải lo lắng về vận hành, bạn có thể hoàn toàn tập trung vào marketing và bán hàng để bứt phá doanh thu.

Kết luận

Xử lý đơn hàng mùa cao điểm không phải là một cuộc chiến, mà là một bài toán cần được lên kế hoạch và tối ưu một cách khoa học. Bằng việc chuẩn bị kỹ lưỡng từ khâu dự báo, quản lý tồn kho, chuẩn hóa quy trình, lên kịch bản nhân sự và ứng dụng công nghệ, doanh nghiệp của bạn hoàn toàn có thể biến mùa sale thành cơ hội vàng để tăng trưởng và xây dựng lòng trung thành của khách hàng.

Bạn đã sẵn sàng cho mùa mua sắm cuối năm? Hãy liên hệ với Boxme ngay hôm nay để nhận tư vấn về giải pháp fulfillment toàn diện, giúp bạn tự tin chinh phục mọi “cơn bão đơn”!