August 2017

2.2. Hướng dẫn tạo danh sách sản phẩm và yêu cầu nhập kho Boxme

Đây là hướng dẫn giúp bạn khởi tạo kho hàng trên hệ thống quản lý của Boxme hoặc đăng ký sử dụng kho hàng của Boxme –  bạn chỉ cần tạo yêu cầu nhập kho để các đối tác vận chuyển của Boxme đến lấy hàng và nhập hàng vào kho. Quy trình khởi tạo kho hàng và tạo yêu cầu nhập kho trên hệ thống Boxme như sau:

Bước 1: Đăng nhập

• Bạn truy cập vào đường link: oms.boxme.asia
• Nhập thông tin tài khoản và mật khẩu bạn đã đăng ký với Boxme

Bước 2: Cấu hình tài khoản

1. Cấu hình tài khoản: Tại thanh Menu của phần quản trị chọn mục “Cấu hình tài khoản”2. Thêm địa chỉ lấy hàng: Trong phần Cấu hình tài khoản bạn chọn tab “Doanh Nghiệp” và chọn mục “Thêm địa chỉ lấy hàng”

3. Khai báo thông tin kho hàng của bạn: Bạn cần điền đầy đủ các thông tin trong ô trống như: Tên kho hàng, Trạng thái, Số điện thoại của bạn, địa chỉ của bạn. Sau đó ấn nút “Thêm mới”. Địa chỉ này sẽ được Boxme sử dụng làm địa chỉ mặc định để hãng vận chuyển đến lấy hàng khi bạn tạo đơn hàng trên hệ thống hoặc tạo yêu cầu gửi hàng vào kho Boxme.

4. Khai báo thông tin kho hàng Boxme bạn muốn chuyển hàng tới: bạn cần tích vào ô “Sử dụng dịch vụ lưu kho Boxme” và lựa chọn kho hàng Boxme tiện lợi nhất.

Bước 3: Nhập thông tin sản phẩm (dành cho khách hàng lưu kho Boxme)

• Tại thanh Menu chọn mục ”Tồn kho” Chọn nút “Thêm sản phẩm”
• Khai báo các thông tin liên quan đến sản phẩm như: Tên sản phẩm, Danh mục, Khối lượng …

Lưu ý: bạn bắt buộc phải điền đầy đủ vào các mục có gắn dấu *

Bước 4: Tạo yêu cầu nhập kho (dành cho khách hàng lưu kho Boxme)

Sau khi bạn đã thêm sản phẩm trên hệ thống, bạn cần phải gửi yêu cầu nhập kho tới BoxMe để chuyển hàng từ kho của bạn đến kho lưu trữ của Boxme

Chọn nút “Tạo yêu cầu nhập kho”. Tiếp theo bạn sẽ cần phải thực hiện 04 bước theo như hướng dẫn của Boxme:

Bước 1: Danh sách các sản phẩm cần nhập/xuất kho

• Chọn nút “Thêm sản phẩm”
• Lựa chọn sản phẩm cần nhập vào kho BoxMe
• Chọn số lượng sản phẩm cần nhập

Bước 2: Dán nhãn & chuẩn bị đóng gói hàng hóa

Việc quản lý kho của Boxme phụ thuộc vào mã vạch trên từng sản phẩm – nên bạn có thể tự dán nhãn sản phẩm trước khi đưa đến kho Boxme hoặc để nhân viên kho tự gán nhãn và quản lý sản phẩm.

• Lựa chọn tự gán nhãn, in mã sản phẩm và dán lên từng sản phẩm hoặc bạn có thể tích vào lựa chọn để nhân viên kho Boxme nhập hàng.
• Bạn cần điền đầy đủ các thông tin “Mã Thùng Hàng” “Pallet” “Thùng Các Tông” và in và dán lên các kiện hàng giao đến kho Boxme
  

Bước 3: Giao hàng

• Tạo vận đơn giao hàng ở đây bạn có thể lựa chọn “Tự gửi” hoặc sử dụng “Đối tác giao hàng của Boxme”

Lựa chọn đơn vị đối tác phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.

Bước 4: Xác nhận – In phiếu gửi vận đơn

• • In phiếu gửi vận đơn và gửi cùng với kiện hàng của bạn khi mang tới kho Boxme
  • Chọn nút “Tôi đã sẵn sàng gửi hàng” và hoàn thành
    

Sau khi thực hiện đầy đủ các bước trên, hàng của bạn sẽ được kiểm tại kho của Boxme và có nhân viên kinh doanh Boxme xác nhận với bạn.

Trên hệ thống Boxme. bạn có thể dễ dàng theo dõi xuất/nhập/tồn hàng hóa của bạn mỗi ngày để chủ động xử lý đơn hàng nhằm tăng doanh số bán hàng hơn nữa cùng BoxMe.

Để được hướng dẫn cụ thể hơn, vui lòng liên hệ: 

Email: support@boxme.asia

Hoặc liên hệ trực tiếp nhân viên kinh doanh của BoxMe

7. Hướng dẫn tích hợp các nền tảng thương mại điện tử (API)

Hệ thống tích hợp của Boxme được chia làm 2 dạng, khách hàng có thể tích hợp nhanh trực tiếp với các nền tảng thương mại điện tử thông qua tính năng “Kết nối với các sàn/nền tảng thương mại điện tử” hoặc tự phát triển các bộ công cụ truy xuất và thay đổi thông tin, qua hệ thống API của Boxme.

Kết nối với các sàn/nền tảng thương mại điện tử

8. Hướng dẫn xử lý các đơn hàng phát không thành công

Hàng chuyển phát không thành công có thể hiểu là các đơn hàng được hãng vận chuyển đi phát đến người mua nhưng thất bại dẫn tới đơn hàng có thể hoàn về người gửi và gây nhiều thiệt hại cho các bên.

Có rất nhiều lý do dẫn đến việc phát không thành công, ví dụ như:

• Không liên lạc được với người nhận nhiều lần
• Liên lạc được nhưng khi đến giao người mua không có nhà, đi vắng.
• Người nhận hẹn phát lại lần sau. ( Hẹn nhiều lần)
• Người nhận từ chối nhận hàng (hàng hóa không đúng mô tả, sai màu sắc, kích thước …)
• Thông tin người nhận không chính xác (địa chỉ, số điện thoại … ), và rất nhiều lý do khác.

Theo thống kê của chúng tôi, bạn có thể giảm đến 30% tổng đơn hoàn nếu theo dõi và xử lý kịp thời đơn hàng phát không thành công.

Để xử lý các đơn hàng này và giảm tỉ lệ chuyển hoàn, bạn có thể làm theo các thao tác sau trên hệ thống Boxme.

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống oms.boxme.asia, theo dõi đơn hàng phát không thành công tại mục “Hoàn trả”

Tại đây, bạn có thể theo dõi trạng thái các đơn hàng phát không thành công ở trạng thái đang chờ xử lý (Opening), Các đơn hàng đang được cho phát lại (Reshipping), Các đơn hàng đang hoàn trả (Returning), Các đơn hàng đã được phát lại thành công (Received), Các đơn hàng cần xử lý đặc biệt (Exception), Các đơn hàng đã được chuyển về (Restocked), và các đơn hàng đã hủy (Disposed).

Để xem cụ thể thông tin về đơn hàng, bạn có thể ấn vào Mã đơn hàng để xem trực tiếp.

Để chọn phương án xử lý các đơn hàng hoàn, bạn có thể ấn vào RMA code, hoặc Xác nhận.

Bước 2: Chọn phương án xử lý các đơn hàng hoàn

Để chọn phương án xử lý các đơn hàng hoàn, bạn có thể ấn vào RMA Code, hoặc Xác nhận.

Hệ thống Boxme hỗ trợ bạn 3 phương án để xử lý các đơn hàng hoàn, bao gồm “Yêu cầu phát lại”, “Xác nhận hoàn hàng” và “Tiêu Hủy”

Trong trường hợp khách hàng không lựa chọn phương án xử lý, Boxme sẽ tự động xử lý theo phương án hoàn hàng về kho Boxme hoặc kho khách hàng (phí hoàn hàng bằng 1/2 phí vận chuyển) khi hết thời hạn xử lý. Bạn có thể theo dõi thời hạn xử lý trên cửa sổ lựa chọn phương án xử lý.

Thời hạn xử lý một đơn hàng từ khi phát không thành công là tối đa 2 ngày làm việc kể từ khi phát sinh (đơn ở mục opening)

Ngoài ra, bạn có thể theo dõi lý do hàng hoàn được cập nhật bởi hãng vận chuyển phía bên phải cửa sổ này.

Phương án 1: Yêu cầu phát lại 

Rất nhiều trường hợp người mua thay đổi thông tin nhưng không được cập nhật ngay hoặc tự động lên hệ thống. Trước khi yêu cầu phát lại, bạn có thể kiểm tra lại thông tin người nhận hoặc lựa chọn gửi đến người nhận khác để tránh mất chi phí chuyển hoàn.

Phương án 2: Xác nhận hoàn hàng 

Bạn có thể lựa chọn/ xác nhận lại địa chỉ hoàn hàng khi lựa chọn phương án này.

Chú ý: Bạn cần tạo thêm địa chỉ kho hàng (địa chỉ lấy hàng) nếu muốn thay đổi địa chỉ hoàn hàng trong phần này. Phí vận chuyển hoàn hàng sẽ bằng 1/2 phí vận chuyển của đơn hàng.

Phương án 3: Tiêu hủy 

Với 1 số mặt hàng, khách hàng có thể yêu cầu tiêu hủy luôn tại bưu cục phát không chuyển hoàn về để tránh trường hợp mất phí chuyển hoàn. Với việc tiêu hủy hàng, sau khi bạn xác nhận tiêu hủy, Boxme sẽ có liên hệ lại với bạn để xác nhận và xử lý tiếp với hãng vận chuyển trong trường hợp xác nhận tiêu hủy.

Yêu cầu tiêu hủy được mở theo khách hàng, bạn có thể gửi yêu cầu này đến bộ phận chăm sóc khách hàng để được yêu cầu mở chức năng này.

Để được hướng dẫn cụ thể hơn, vui lòng liên hệ: 

Email: support@boxme.asia

Hoặc liên hệ trực tiếp nhân viên kinh doanh của BoxMe

9. Hướng dẫn khách hàng gửi hàng tại bưu cục

Khi lựa chọn tạo đơn, bạn có thể lựa chọn tự mạng hàng ra gửi tại một trong hàng trăm bưu cục của các đối tác của Boxme trong trường hợp bạn cần gửi gấp và muốn có sự đảm bảo từ hãng vận chuyển cho bưu phẩm/ hàng hóa của mình. Thêm vào đó, bạn còn có thể nhận thêm các ưu đãi từ các hãng vận chuyển cho việc này (tùy vào đợt khuyến mại của các hãng).

Dưới đây là các bước và chú ý khi mang hàng gửi tại bưu cục:

Bước 1: Đăng ký, đăng nhập hệ thống và tạo đơn hàng. Xem hướng dẫn tạo đơn hàng tại đây:

Khi tạo đơn hàng, bạn sẽ thấy có lựa chọn “Tôi sẽ mang hàng tới bưu cục”.

Bước 2: Lựa chọn bưu cục bạn sẽ mang hàng đến

Sau khi xác nhận đơn hàng, bạn sẽ được đưa đến màn hình lựa chọn các điểm bưu cục. Sau đó ấn vào “In AWB”

Chú ý: Bạn có thể chỉnh sửa địa điểm để tìm điểm bưu cục thuận tiện nhất cho bạn

Bước 3: In Thông Tin Vận Đơn (AWB).

Thông tin vận đơn của bạn sẽ có dạng như dưới:

Bạn chỉ cần in vận đơn và dán vào bưu phẩm/ hàng hóa của mình sau khi đã đóng gói cẩn thận và mang ra gửi tại bưu cục mình lựa chọn.

Lưu ý:

• Boxme chỉ cung cấp một loại khổ in duy nhất là 4×5.5 inch ( 1/2 tờ giấy A5)
• 1 số hãng vận chuyển sẽ có thêm mã vận đơn riêng. Nếu mã vận đơn riêng của hãng vận chuyển không hiện trên AWB khi bạn in ra thì bạn cần lưu lại thông tin này khi mang ra bưu cục. Hiện nay, nếu bạn lựa chọn hãng vận chuyển Viettel Post, bạn sẽ có mã vận đơn riêng của Viettel Post ngoài mã vận đơn của Boxme. Bạn cần thông báo mã vận đơn này cho bưu cục Viettel Post nếu bạn mang hàng ra (như ảnh minh họa)

Đến đây là bạn đã có thể thoải mái tự mang hàng ra bưu cục. Để có thêm thông tin về các hỗ trợ của bưu cục tại địa điểm bạn lựa chọn như gói hàng, in mã, dán lại, bạn có thể liên hệ trước với bưu cục.

Để được hướng dẫn cụ thể hơn, vui lòng liên hệ: 

Email: support@boxme.asia

Hoặc liên hệ trực tiếp nhân viên kinh doanh của BoxMe

10. Hướng dẫn cấu hình nhận tiền từ số dư (tiền thu hộ COD)

Sau khi thực hiện giao hàng và thu hộ tiền (cod) cho khách hàng thì hệ thống của Boxme sẽ thực hiện đối soát và chuyển khoản lại cho khách hàng theo lịch trình hàng tháng. Bạn có thể nhận tiền qua hai hình thức: Nhận tiền qua cổng thanh toán Nganluong.vn hoặc qua số thẻ ngân hàng bạn đăng ký trong hệ thống. Để cấu hình nhận tiền thu hộ bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

Thêm tài khoản nhận tiền

Bước 1: Đăng nhập tài khoản trên hệ thống: oms.boxme.asia

Bước 2: Tiến hành cấu hình tài khoản nhận tiền thù hộ (cod) bằng cách nhấp chuột vào “Cấu hình tài khoản” > “Thanh toán” trong phần profile của bạn

Bước 3: Lựa chọn thêm Thẻ ngân hàng hoặc Thêm ví Ngân Lượng

Bước 4: Điền đầy đủ thông tin yêu cầu để thêm thẻ ngân hàng

Hoặc kết nối với Ví Ngân Lượng thông qua email của bạn:

Việc thực hiện đối soát tiền thu hộ (COD) của khách hàng được Boxme thực hiện tự động theo lịch trình sau:

Đối với thành viên hạng vàng

Thanh toán đối soát các ngày thứ 2, 3, 4, 5, 6 trong tuần:

• Thứ 2: Vận đơn có trạng thái cuối từ từ 0h thứ 5 đến 23h59 thứ 5 (tuần trước)
• Thứ 3: Vận đơn có trạng thái cuối từ 0h thứ 6 đến 23h59 thứ 7 (tuần trước)
• Thứ 4: Vận đơn có trạng thái cuối từ 0h CN (tuần trước) đến 23h59 thứ 2 (tuần này)
• Thứ 5: Vận đơn có trạng thai cuối từ 0h thứ 3 đến 23h59 thứ 3 (tuần này)
• Thứ 6: Vận đơn có trạng thái cuối từ 0h thứ 4 đến 23h59 thứ 4 (tuần này)

Đối với thành viên bạc

Thanh toán đối soát các ngày thứ 2, 4, 6 trong tuần:

• Thứ 2: Vận đơn có trạng thái cuối từ từ 0h thứ 5 đến 23h59 thứ 6 (tuần trước)
• Thứ 4: Vận đơn có trạng thái cuối từ 0h thứ 7 (tuần trước) đến 23h59 thứ 2 (tuần này)
• Thứ 6: Vận đơn có trạng thái cuối từ 0h thứ 3 đến 23h59 thứ 4 (tuần này)

Đối với thành viên chưa có hạng:

Việc thanh toán đối soát được thực hiện các ngày thứ 3, 6 hàng tuần:

• Thứ 3: Đối soát vận đơn từ thứ năm tuần trước đến chủ nhật
• Thứ 6: Đối soát vận đơn từ thứ 2 đến thứ 4

Sau khi Boxme thực hiện đối soát và thanh toán, quý khách có thể xem lại hóa đơn và lịch sử giao dịch trên hệ thống quản trị OMS của Boxme mục Tiền thu hộ

Chi phí rút tiền

Boxme chuyển tiền đối soát cho khách hàng thông qua hai hình thức:

• Miễn phí chuyển tiền đối soát nếu thanh toán qua cổng thanh toán của Ngân Lượng
• Tính phí 5,500 vnđ với khách hàng thanh toán qua số thẻ/tài khoản ngân hàng.

Lưu ý: Khác biệt so với hệ thống cũ tiền từ Số dư thu hộ (COD) không thể sử dụng để thanh toán trên hệ thống của Boxme nữa. Bạn cần có tiền trong Số dư duyệt đơn để thanh toán các dịch vụ của Boxme. Xem hướng dẫn nạp Số dư duyệt đơn tại đây. Để thực hiện rút Số dư duyệt đơn bạn vui lòng tham khảo chính sách hoàn tiền của chúng tôi.

Để được hướng dẫn cụ thể hơn, vui lòng liên hệ: 

Email: support@boxme.asia

Hoặc liên hệ trực tiếp nhân viên kinh doanh của BoxMe